De acordo com as condições do seguro de transporte e Lei aplicável em cada modal, sempre que a mercadoria importada, tenha sido descarregada apresentando indícios ou vestígios de violação, falta e avarias, o consignatário da carga, importador ou seu despachante aduaneiro deve comunicar a ocorrência imediatamente à seguradora.

Esta atividade deve acontecer antes do desembaraço aduaneiro e/ou antes da remoção da zona primária, deve lavrar os respectivos protestos contra todos os intervenientes envolvidos na cadeia logística-aduaneira, tal exigência consta da apólice de seguros e também no Regulamento Aduaneiro, parágrafo único do art. 112 do Decreto 6.759/09.

Ao receber a notificação de um sinistro, a seguradora aciona seus representantes, os comissários de avarias e reguladores de sinistros para acompanhar todo o processo do sinistro, realizar vistoria quando necessária, e apresentar instruções sobre os procedimentos a serem adotados pelos segurados.